Bewaartermijn personeelsadministratie

27 december 2021

in Nieuws

Geschatte leestijd: 3 minuten

Werkgevers moeten de gegevens van (ex)-werknemers bewaren, maar wat is de bewaartermijn voor de personeelsadministratie? Mag de personeelsadministratie worden gedigitaliseerd en welke regels gelden hiervoor? Lees hier de belangrijkste aandachtspunten.

Bewaartermijn personeelsadministratie werkgevers

De bewaartermijn voor de personeelsadministratie voor werkgevers kan oplopen tot zeven jaar. Voor de salarisadministratie geldt een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar na uitdiensttreding. Voor de loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs geldt een bewaartermijn van vijf jaar na uitdiensttreding. Sollicitatiegegevens mogen maximaal één jaar worden bewaard.

Overige personeelsgegevens bewaren

Voor bepaalde gegevens geldt geen wettelijke bewaartermijn en werkgevers dienen deze gegevens direct te vernietigingen als die gegevens niet meer nodig zijn. Voorbeelden hiervan zijn:

verslagen van functioneringsgesprekken;
verslagen van beoordelingsgesprekken;
arbeidsovereenkomsten;
promotie, degradatie en ontslag,
getuigenschriften;
administratieve verzuimgegevens.

Let op: Werkgevers mogen de gegevens van (ex-)werknemers langer bewaren als er sprake is van een arbeidsconflict of als er een rechtszaak loopt.

Te veel betaalde premies terugvorderen? Data-Analyse Loonkosten

Optimaliseer de loonbelasting, betaal niet te veel.

LEES VERDER

Waarom een bewaartermijn voor personeelsadministratie?

De bewaartermijn voor de personeelsadministratie is wettelijk vastgelegd. Deze fiscale verplichting voor werkgevers is bedoeld voor een eventuele controle door de Belastingdienst. De belastinginspecteur mag minimaal één keer in vijf jaar langkomen voor een controle op de personeelsadministratie. Deze controle wordt vooraf gecommuniceerd met de werkgever. Indien uit de controle blijkt dat de personeelsadministratie onjuistheden bevat of onvolledig is dan kan de belastinginspecteur naheffingen opleggen. Bij grove overschrijding van de wettelijke verplichtingen kan dat een strafrechtelijke vervolging tot gevolg hebben.

Wie heeft toegang tot de personeelsdossier

De personeelsdossiers zijn louter toegankelijk voor personen voor wie de toegang tot deze gegevens noodzakelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Dit kunnen zowel interne als externe personen zijn. Externe personen zijn medewerkers van gegevensverwerkende organisatie zoals een administratiekantoor en accountantskantoor. Interne personen zijn de directe leidinggevende van een werknemer of medewerkers van de HR afdeling.

Digitaliseren personeelsadministratie

Werkgevers mogen de personeelsadministratie digitaliseren. Hierbij moet echter wel voldaan zijn aan de beveiligingseisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit geldt zowel voor de digitale als voor de papieren personeelsadministratie. De papieren personeelsadministratie mag pas worden vernietigd als de digitale beveiliging goed is ingericht. Dit kan middels firewalls en tweestapsverificatie voor een systeem dat de gegevens in de Cloud bewaard.

Controle personeelsadministratie

Vengroot is gespecialiseerd in het controleren van de personeelsadministratie op het gebied van de loonheffingsafdrachten / premies werknemersverzekeringen. Hierdoor kunnen werkgevers loonkostenbesparingen met terugwerkende kracht realiseren.

Benieuwd of er loonkostenbesparingsmogelijkheden in uw personeelsadministratie gerealiseerd kan worden?

"*" geeft vereiste velden aan