Personeelsadministratie is een essentieel onderdeel van het beheer van een bedrijf en heeft directe gevolgen voor de loonkosten van werkgevers. Een effectieve personeelsadministratie kan niet alleen helpen bij het stroomlijnen van HR-processen, maar ook bij het verminderen van administratieve lasten en het minimaliseren van fouten. In dit artikel worden enkele concrete aandachtspunten delen die werkgevers kunnen helpen bij het optimaliseren van de personeelsadministratie.

Geautomatiseerde salarisadministratie voor nauwkeurige loonberekeningen

Een van de belangrijkste aspecten van personeelsadministratie is de salarisadministratie. Door gebruik te maken van geautomatiseerde systemen kunnen werkgevers fouten verminderen en ervoor zorgen dat loonberekeningen nauwkeurig en tijdig worden uitgevoerd. Deze systemen kunnen looncomponenten, zoals bonussen, overuren en toeslagen, automatisch berekenen, waardoor menselijke fouten worden geminimaliseerd en de loonkosten worden geoptimaliseerd.

Centrale opslag van personeelsgegevens voor efficiënte toegang

Een georganiseerde en centrale opslag van personeelsgegevens is essentieel voor een efficiënte personeelsadministratie. Werkgevers kunnen gebruikmaken van digitale HR-systemen om alle relevante informatie, zoals contracten, salarisgegevens en verlofaanvragen, op één plaats te bewaren. Dit maakt het gemakkelijker om gegevens snel op te zoeken, bespaart tijd en minimaliseert het risico op het verliezen van belangrijke documenten.

Te veel betaalde premies terugvorderen? Data-Analyse Loonbelasting

Optimaliseer de loonbelasting, betaal niet te veel.

Lees meer

Compliance met wet- en regelgeving om risico’s te minimaliseren

Het naleven van wet- en regelgeving is van cruciaal belang bij personeelsadministratie. Werkgevers moeten op de hoogte blijven van de geldende arbeidswetten, belastingvoorschriften en socialezekerheidsregelingen om te voorkomen dat ze onbedoeld in overtreding zijn. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot juridische problemen en financiële gevolgen. Daarom is het belangrijk om regelmatig de wet- en regelgeving te controleren en ervoor te zorgen dat de personeelsadministratie hieraan voldoet.

Optimalisatie van onboarding- en offboardingprocessen voor een soepele overgang

Een gestroomlijnd onboardingproces voor nieuwe werknemers en een efficiënte offboardingprocedure voor vertrekkende werknemers dragen bij aan een effectieve personeelsadministratie. Het hebben van duidelijke richtlijnen en procedures voor het aanmaken van nieuwe werknemersdossiers, het verstrekken van toegang tot bedrijfsmiddelen en het tijdig afsluiten van toegangsrechten van vertrekkende werknemers kan de administratieve last verminderen en ervoor zorgen dat gegevens up-to-date en beveiligd blijven.

Personeelsadministratie AVG

De hoofdregel is dat een werkgever alleen gegevens in het personeelsdossier mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier. In het personeelsdossier worden gegevens bewaard die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren.

Strafrechtelijke persoonsgegevens

Werkgever mogen strafrechtelijke persoonsgegevens alleen onder de volgende voorwaarden verwerken:

• Verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om de belangen van de werkgever te beschermen;
• Het betreft strafbare feiten die zijn of worden gepleegd jegens de werkgever of jegens zijn werknemers;
• De verwerking vindt plaats volgens de regels die zijn vastgesteld in overeenstemming met de Wet op de ondernemingsraden.

Bewaartermijn personeelsadministratie

Voor de salarisadministratie geldt een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar na uitdiensttreding. Voor de loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs geldt een bewaartermijn van vijf jaar na uitdiensttreding. Werkgevers mogen de gegevens van (ex-)werknemers langer bewaren als er sprake is van een arbeidsconflict of als er een rechtszaak loopt. Lees ook: Bewaartermijn personeelsadministratie werkgevers

Controle personeelsadministratie

Vengroot is gespecialiseerd in het controleren van de personeelsadministratie op het gebied van de premieafdrachten van de werknemersverzekeringen. Hierdoor kunnen werkgevers loonkostenbesparingen met terugwerkende kracht realiseren bovenop de reguliere verwerking in de personeelsadministratie.

Gerelateerde artikelen

• Uitbetalen van lonen;
• Werknemersvoordelen in arbeidsvoorwaardenpakket;
• Nettoloon en brutoloon werknemer berekenen.

Volg ons op social media.
Vengroot is te vinden op LinkedIn, Facebook, Instagram, X (Twitter) en YouTube!